Halo semuanya.
Pada posting kali ini, saya ingin sedikit berbagi mengenai salah satu aplikasi/layanan yang sangat membantu dimasa pandemi COVID-19. Aplikasi ini berguna dalam menandatangani dokumen.
Pemberlakuan kebijakan bekerja dari rumah membuat karyawan satu dengan yang lainnya jarang bertemu. Kebayang kan ribetnya kalau mau minta tanda tangan salah satu pihak padahal yang bersangkutan jarang / tidak pernah ke kantor? Secara manual, dokumen harus dicetak kemudian dikirim melalui surat dan dokumen butuh waktu untuk sampai ke tujuan, setelah ditandatangani, dokumen perlu dikirim kembali ke pengirim awal.
Dengan adanya PrivyID keribetan diatas tidak perlu dibayangkan, apalagi sampai terjadi. Pengirim dokumen hanya tinggal upload saja kemudian membagikan dokumen ke penerima melalui aplikasi dan penerima tinggal melakukan tanda tangan pada aplikasi.
Untuk menggunakan layanan PrivyID, user harus melakukan registrasi terlebih dahulu melalui aplikasi PrivyID yang dapat diunduh pada Playstore atau Appstore. Registrasi dapat juga dilakukan melalui website. Yang diperlukan untuk registrasi PrivyID yaitu email, no.hp, foto e-KTP, dan foto selfie. Dalam proses registrasi melalui aplikasi PrivyID, user harus memasukkan kode OTP yang dikirim melalui SMS dan melakukan pengaturan password melalui link yang dikirim melalui email. Setelah itu, tunggu 3-30 menit guna proses verifikasi. Bila data lolos verifikasi maka user akan mendapatkan email pemberitahuan berisi akun PrivyID. Tinggal login aja dengan PrivyID yang diterima dan password yang sudah dibuat saat registrasi.
Apabila sudah memiliki akun PrivyID dan berhasil login, pengguna dapat menggunakan layanan tersebut. Sebelum membahas penggunaan PrivyID, apakah teman-teman sudah mengetahui apa itu PrivyID?
PrivyID
PrivyID adalah salah satu penyedia jasa tanda tangan digital di Indonesia.
Bagaimana cara menggunakan PrivyID untuk proses tanda tangan? Cukup sederhana dan mudah yaitu cukup dengan mengunggah dokumen pada PrivyID – pilih workflow – bagikan ke penerima.
Pemilihan workflow tergantung dengan kebutuhan
- Self Sign dipergunakan bila pengunggah dokumen ingin menandatangani dokumen tanpa membagikan ke orang lain. Workflow ini dapat dipakai untuk menandatangani dokumen seperti surat lamaran kerja.
- Sign and Share atau yang sekarang disebut Sign and Request dipergunakan bila pengunggah dokumen perlu menandatangani terlebih dahulu dokumen kemudian membagikan dokumen ke orang lain. Workflow ini dapat dipakai untuk menandatangani dokumen seperti form cuti, dimana orang yang melakukan pengajuan perlu menandatangani dokumen terlebih dahulu kemudian membagikan/meminta persetujuan ke HR dan atasan kerja.
- Share Only atau yang sekarang disebut Request From Others dipergunakan bila pengunggah dokumen hanya membagikan dokumen ke orang lain. Workflow ini dapat dipakai misalnya untuk meminta tanda tangan peserta yang telah mengikuti meeting dan menyetujui notulen yang telah ditulis.

Pada PrivyID Personal, dokumen dapat dibagikan ke penerima sebagai Signer (penandatangan) dan Reviewer (pengulas).
Pengungah dokumen juga dapat melakukan pengaturan dalam membagikan/melakukan aksi terhadap dokumen dengan memilih Recipient Type yaitu Serial atau Paralel. Serial digunakan apabila terdapat 2 orang lebih penerima dokumen, satu dari penerima yang diijinkan melakukan aksi tanda tangan/review terhadap dokumen lebih dahulu barulah penerima dokumen lainnya (secara berurutan) dapat melakukan aksi selanjutnya. Sementara pada tipe Paralel, semua penerima dapat melakukan aksi terhadap dokumen tanpa harus saling menunggu.

PrivyID juga menghadirkan beberapa fitur baru yaitu
- Set Placement Signature digunakan oleh pengunggah dokumen untuk mengatur posisi tanda tangan dimana akan diletakkan oleh penandatangan pada dokumen.
- Multiple Sign digunakan dimana 1 pengguna dapat melakukan hingga 10 tanda tangan dalam 1 dokumen. Fitur ini berguna apabila ada beberapa halaman dokumen seperti perjanjian kerja yang perlu dibubuhi tanda tangan pada setiap halamannya.
- Void Dokumen digunakan untuk melakukan penarikan dokumen yang sudah dibagikan ke penerima dokumen namun belum dibubuhkan tanda tangan oleh penandatangan. Penarikan dokumen dengan fitur ini hanya dapat dilakukan oleh pengunggah dokumen.

- Reject Dokumen digunakan untuk melakukan penolakan terhadap isi dokumen oleh penandatangan (signer)/pengulas (reviewer).

Cukup mudah bukan untuk menggunakannya?
Semoga membantu. Apabila masih terdapat kesulitan dalam penggunaan, silahkan tinggalkan pesan pada kolom komentar.
Terima kasih untuk teman-teman blogger yang sudah follow blog ini. Bagi yang belum follow, boleh ikutan follow kalau cocok dan dirasa tulisan diblog ini memberikan manfaat.
Note:
Penggunaan PrivyID makin populer karena banyak digunakan oleh aplikasi pinjaman / kredit seperti Akulaku dan Cashwagon. Tips untuk teman-teman yang melakukan pengajuan melalui aplikasi pinjaman / kredit tersebut, bila mendapat pemberitahuan melalui email bahwa PrivyID belum dapat diterbitkan. Tidak perlu melakukan registrasi ulang melalui aplikasi PrivyID, namun tinggal ikuti langkah sesuai dengan pesan yang dikirimkan pada email.